Discrets de voix et d’allure,  accablés de travail, dépourvus de moyens, les Greffiers sont la mémoire des audiences. Véritables « poumons de la juridiction », les Greffiers, collaborateurs indispensables des Magistrats, jouent un rôle considérable au sein de l’appareil judiciaire en accomplissant un travail titanesque, fastidieux. Ce sont eux qui reçoivent, distribuent et expédient le courrier, gèrent les moyens du service en imprimés et fournitures ; reçoivent, diffusent et classent la documentation, tiennent le secrétariat, assurent la présentation des pièces à conviction, dressent l’ensemble des actes de la procédure, etc.

« Témoin nécessaire de la régularité des actes accomplis par le Juge » dont parlait Faustin HELIE dans son Traité de l’Instruction criminelle, le Greffier est un collaborateur et un auxiliaire indispensable du Magistrat. Sur lui repose par la force des choses une grande partie de la tâche matérielle considérable exigée par le formalisme du Code de procédure pénale ou des autres textes légaux.

Monsieur le Ministre de nos jours la profession de Greffier est à l’heure de l’exigence de qualité qui suppose de la part de ces professionnels de la Justice un devoir de compétence, de loyauté, de confidentialité et d’éthique. Il en est de même du devoir de service, de performance et d’efficacité au travail. Mais force est de reconnaitre que nos Greffiers sont les parents pauvres de la Justice. Ils sont dépourvus de tout : Pas de moyens de travail adéquat, pas de moyen de locomotion, formation continue faible, salaire minimum ; certaines personnes ne leur accorde même pas de considération comme nous pouvons l’entendre parfois : « Qu’est-ce que tu as à dire, un simple Greffier ! Tu n’es pas là pour tenir la plume ? », etc. Nous devons valoriser cette profession inconnue du public car s’il est considéré comme le « scribe » de la Justice, le Greffier est le garant de la procédure judiciaire. Ils sont les techniciens de la procédure. Ils sont l’âme de la juridiction. Sans Greffier, il ne saurait y avoir de Justice !

Si les Greffiers sont les interlocuteurs directs des Avocats et des justiciables, s’ils assistent activement les Juges et les Magistrats du Parquet, ils doivent posséder une excellente compétence procédurale et rédactionnelle, un sens d’organisation et de communication. En tant que dépositaires des originaux des décisions et des archives de la juridiction, dont ils assurent la conservation, délivrent des copies conformes des décisions aux justiciables et assurent la garde des scellés et de toute sonne déposée au Greffe, cet indispensable collaborateur de la Justice mérite que le Ministère de la Justice se penche davantage sur ses conditions de travail afin de pouvoir utilement et efficacement être au service exclusif des parties.

Avec l’espoir que les nouveaux Codes (Code Pénal et Code de Procédure Pénale) seront adoptés cette année cela suppose que de nombreux actes judiciaires, notamment ceux du Greffe méritent non seulement un travail de toilettage mais aussi et surtout ce qui est fondamental, c’est la modernisation des Greffes de nos juridictions. Il est inconcevable que nos jours que nous soyons abasourdis par le cliquetis de certaines machines mécaniques datant de l’ère de la pierre taillée. Encore une fois, des efforts doivent être entrepris par le Ministère de la Justice pour la dotation de toutes nos juridictions en ordinateurs avec leurs accessoires et des imprimantes.

Un regard dans le travail de nos Greffiers, montre un manque d’harmonisation des actes que chacun d’eux pose. Or, il serait souhaitable que nous puissions avoir les mêmes actes au sein de toutes les juridictions respectives selon leur degré. Il en est de même des registres sur lesquels ils travaillent d’où l’impérieuse nécessité de mettre en place une Commission qui pourrait comprendre la Greffière en Chef de la Cour Suprême, des Greffiers en Chef des Cours d’Appel, des TPI, deux Magistrats, un Avocat, un Huissier de Justice, un membre du Conseil Supérieur de la Magistrature, un Inspecteur judiciaire, un membre du CFDJ, deux OPJ (gendarme et policier), deux Greffiers des Prisons et un membre de la Direction de l’Administration Pénitentiaire avec pour mission :

a) – L’harmonisation de tous les actes du Greffe : Pour ce faire,

  • Un listing de tous les actes en application dans nos différentes juridictions (Cours d’Appel et TPI) doit être fait dans un délai de deux mois ;
  • Puis dans le mois qui suit le travail devra porter sur la mise en place d’un acte standard ;

Enfin la tenue de quatre ateliers de restitution dans les Cours d’Appel  suivi d’une remise officielle au Ministre de la Justice et au Conseil Supérieur de la Magistrature ;

  • La reproduction des différents actes se fera à l’instar  des autres actes dont nous avons parlé antérieurement.

b) – L’harmonisation des registres : Un parcours au sein de nos juridictions montre que les Greffiers utilisent différemment des registres qui sont d’ailleurs en nombre insuffisant.

A ce niveau également une nomenclature exhaustive et une harmonisation des registres en utilisations dans les Greffes, Cabinets d’instruction et Parquets sont nécessaires.

Après ce travail une reproduction suffisante de ces registres devraient être faite et, comme le prescrit la Loi, numérotation et paraphe des registres. Le constat montre que de nombreux registres ne le sont pas.

Au cours de ce travail d’harmonisation des registres demander au Ministre d’Etat, Ministre de la Sécurité et de la Protection Civile et au Ministre d’Etat auprès du Président de la République chargé de la Défense Nationale la désignation de trois Officiers de Police Judiciaire devant participer à ce travail d’harmonisation pour le registre de garde à vue prévu par le Code de Procédure Pénale afin que ce registre serve pour tous les Services de Police, de Gendarmerie et OPJ militaire dans lesquels des personnes seraient détenues.

 

Il est à rappeler qu’obligatoirement ces « Dans tous les lieux où la garde à vue s’applique, les Officiers de Police Judiciaire sont astreints à la tenue d’un registre de garde à vue coté et paraphé par le Parquet qui est présenté à toutes réquisitions des Magistrats chargés du contrôle de la mesure.

L’Officier de Police Judiciaire doit mentionner sur le procès-verbal, l’audition de toute personne gardée à vue, le jour et l’heure à partir desquels elle a été gardée à vue, ainsi que le jour et l’heure à partir desquels, elle a été soit libérée, soit amenée devant le Magistrat compétent » (article 62 du Code de Procédure Pénale).

Il est souhaitable qu’au niveau des OPJ qu’un registre spécifique concernant les mineurs (es) en état d’arrestation soit conçu à cette occasion.

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Monsieur le Ministre si la dotation en registres au sein de nos Greffes est plus que nécessaire leur conservation l’en est davantage. La pratique montre que nous n’avons plus à notre portée des registres datant plus de 10 ans ; ils sont tous brûlés ou abandonnés au gré des intempéries. C’est bien dommage ! C’est l’un des drames de notre pays. Et pourtant en Province, parlant des archives, dans certaines Préfectures des embryons d’archives existent mais mal entretenues. J’en veux pour preuve lorsque j’étais au « Front de l’Est », appellation donnée à la Cour d’Appel de Kankan, pour ne pas me tourner les pouces, j’avais « plongé » dans les archives de la Préfecture. Une merveille Monsieur le Ministre ! J’ai retrouvé, bien sûr, dans la poussière et les toiles d’araignées des registres, notamment celui écrit par Monsieur Damantang Camara, Greffier pendant la période coloniale (devenu le premier guinéen Ministre de la Justice). Une écriture fine, appliquée, sans rature, une numérotation précise, des pages signées de lui et de chaque Président audiencier. C’était beau à voir ; puis dans mes recherches je suis tombé sur un compte rendu, encore écrit à la main, par Maitre Doula Fadiga (qui fut un de mes professeurs) à l’époque Substitut et qui relatait l’exécution d’un condamné à mort. Une vraie mine d’or ! Dommage les années qui ont suivi j’ai appris que toutes ces archives sont allées sinon en fumée, détruites lors de la grande grève. Une véritable perte. A cet effet, Monsieur le Ministre, vous devriez renforcer le Service Archives afin que nos Greffes aient suffisamment d’armoires métalliques, des classeurs et d’appareils multifonction (imprimante, scanner et photocopieur). Partout les anciens registres et autres documents sont laissés à l’abandon, faute de moyens, de places où ils doivent être stockés. La construction de deux pièces au sein de chaque juridiction devant servir d’archives et de pièces à conviction est nécessaire. C’est, en fait le manque d’intérêt que les documents ne sont pas conservés. Immédiatement que l’année passe, l’on dit que ces documents ne sont plus nécessaires. Un projet de numérisation de documents judiciaires doit être mis au point par le CFDJ afin de garder la mémoire de la Justice. Autrement, à votre départ tous vos documents seront mis à cotée en disant : « C’était du temps de Maitre Sako » comme on le disait : « Ce sont les écrits de Dr Sikhé Camara. Ah dis donc, lui il écrivait trop ! ».

c) – Les modèles de qualités des décisions rédigées par les Greffiers : A ce niveau également il y a une disparité de la part de nos collaborateurs selon les juridictions. 

Au niveau tant des Justices de Paix, des Tribunaux de Première Instance et des Cours d’Appel : Certains Greffiers commencent par : Demanderesse puis défenderesse avant de mettre la composition du Tribunal ; d’autres commencent par Au nom du Peuple de Guinée ou au nom du Peuple guinéen ; un autre groupe commence par écrire : Jugement n° … du ……, etc.

Il est souhaitable que le CFDJ puisse organiser des séances de formation à l’intention des Greffiers, avec l’appui d’un ou deux formateurs de l’ENG de Dijon afin d’avoir des qualités uniformes pour les décisions judiciaires. Ces formateurs pourraient également travailler sur le modèle des différents registres et des dossiers dont nous en avons parlé antérieurement. Tous Les actes devraient être sur CD-Rom.

d) – Le classement des pièces des dossiers : Ce travail devant être fait par les Greffiers l’on se rend compte parfois que certains dossiers ne le sont pas. Les pièces manquent de cotation ou de paraphe ou encore d’inventaire. Les Greffiers en Chef des Cours d’Appel pourraient aisément, en appui avec le CFDJ tenir une journée de revue sur le classement des pièces des dossiers en toute matière ou, à la rigueur produire un document précisant cette formalité dont l’utilité est d’éviter la perte ou le vol de pièces dans un dossier ;

e) – Les modèles de notices mensuelles : Il est du devoir de l’Inspection Générale des Services Judiciaires de porter à votre connaissance le résultat des analyses faites dans les notices mensuelles et ce, mensuellement car, comme le disait Dr Sikhé Camara, Ministre de la Justice : «Les notices mensuelles constituent la photocopie ou la photographie des activités réelles de la juridiction concernée. Si elles sont formatrices pour ceux qui les reçoivent, elles sont surtout enrichissantes et formatrices pour ceux qui les rédigent et les transmettent car, elles permettent de situer le niveau intellectuel et pratique de ceux qui en sont les auteurs » (article 13 de l’Arrêté nº 01/MJ/82 du 2 juillet 1982).

Concernant les Cabinets d’instruction, par exemple, les dispositions de l’article 225 du Code de Procédure Pénale précisent que:« Le Président de la Chambre d’Accusation s’assure du bon fonctionnement des Cabinets d’Instruction du ressort de la Cour d’Appel. Il vérifie notamment les conditions d’application des alinéas 4 et 5 de l’article 84 et s’emploie à ce que les procédures ne subissent aucun retard injustifié.

A cette fin, il est établi chaque trimestre dans chaque Cabinet d’Instruction un état de toutes les affaires en cours portant mention, pour chacune des affaires, de la date du dernier acte d’information exécuté.

Les affaires dans lesquelles sont impliqués des inculpés détenus provisoirement figurent sur un état spécial.

Les états prévus par le présent article, sont établis en deux exemplaires adressés, dans les dix premiers jours du trimestre:

– L’un au Président de la Chambre d’Accusation par l’intermédiaire du Président du Tribunal de Première Instance qui fait connaître au Juge d’Instruction et au Président de la Chambre d’Accusation les observations que ces états appellent de sa part;

– L’autre au Procureur Général près la Cour d’Appel par l’intermédiaire du Procureur de la République.

Toute affaire entrée au Cabinet du Juge d’Instruction depuis plus de quatre mois doit obligatoirement faire l’objet d’un rapport circonstancié si, au bout de cette période elle n’est pas réglée. Ce rapport établi en trois exemplaires est adressé au Président de la Chambre d’Accusation, au Premier Président de la Cour d’Appel et au Procureur Général près cette Cour, par la voie hiérarchique. Il précise les raisons pour lesquelles le règlement de l’affaire a été retardé, et est renouvelé ensuite tous les mois, jusqu’au règlement définitif de l’affaire. Une copie en est adressée respectivement par les Chefs de la juridiction d’appel à l’Inspecteur Général des Services Judiciaires ».

L’établissement des notices mensuelles ou trimestrielles est l’œuvre du Greffier suivant les directives du Juge d’Instruction.

Les notices mensuelles sont généralement établies en quatre exemplaires:

– La première copie pour le Ministre de la Justice, Garde des Sceaux qui la transmet à l’Inspection Générale des Services Judiciaires où elle est étudiée par les Inspecteurs judiciaires qui adressent leurs observations au Ministre de la Justice à toutes fins utiles ;

– La deuxième copie est adressée au Procureur Général près la Cour d’Appel;

– La troisième copie est adressée au Procureur de la République du ressort;

– La quatrième copie est conservée comme archives au Cabinet d’Instruction.

Quant à la forme, ces notices mensuelles doivent être reformulées afin d’être plus simples et concises et le Garde des Sceaux devrait envoyer après une Circulaire explicative afin que le respect de délai  soit respecté pour permettre aux Inspecteurs Judiciaires de produire les rapports au Garde des Sceaux.

Avec l’informatisation et la mise en réseau des juridictions tout pourrait aller avec beaucoup plus de célérité de nos jours en attendant la réception des versions papiers des notices mensuelles.

f) – Le suivi et la publication du Tarif des Actes du Greffe : Pour une meilleure visibilité voire une transparence, il est nécessaire à l’instar du Tarif des Notaires que le Tarif des Actes du Greffe soit affiché au vu et au su de tous les justiciables pour empêcher tout discrédit à l’endroit des Greffiers souvent accusés de « gonfler » le Tarif des Actes.

f) – Enfin, Monsieur le Ministre si pour les Greffiers, il y a de nombreux devoirs à remplir, force est de constater, comme dit plus haut qu’ils sont dépourvus de tous moyens. Aucun Greffier en Chef ne possède un véhicule de fonction. Les logements pour certains d’eux en Province méritent restauration et la Chancellerie pourrait bien mettre dans son programme la construction de logement dans certaines juridictions où des espaces existent, sécuriser dans toutes les juridictions les domaines de la Justice qui sont complètement envahis au grand dam des Magistrats. L’achat de robes personnalisées pour chaque Greffier ainsi que la mise à leur disposition de tous les textes de Lois en vigueur en République de Guinée.

Mamadou Alioune DRAME

Magistrat

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